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  • 档案管理信息化研究——以淮安市科技计划项目为例

    时间:2022-12-01 13:10:12 来源:正远范文网 本文已影响 正远范文网手机站

    摘 要 信息时代,海量数据的产生、传播和利用作为一种推动力改变着人类社会的发展方式。在这个背景下淮安市计划项目档案管理信息化在科技创新中的机遇和挑战并存。科技计划项目档案管理信息的收集、归整等业务的处理,充分发挥好、利用好科技信息资源和大数据的优势。对促进淮安市创新、驱动发展意义重大。有效利用科技信息资源尽快转变科技项目档案管理模式,对蕴藏其中有價值信息进行挖掘,使得科技计划项目档案管理信息化更加透明、更加完善。

    关键词 科技计划项目;档案管理;信息化

    1 淮安市科技计划项目档案管理的信息化

    1.1 信息时代科技项目档案的特征

    科技项目档案数字化、电子化,是将其发展为科技信息资源的基础。档案数字化是指采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工,使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像,并按照纸质档案的内在联系,建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。信息化以电子化为基础工作,电子化将具有保存价值的电子文件归档,而信息化是以现代通信技术为基础,将科技项目档案各要素汇总至数据库,通过互联网提供辅助参考的过程。科技项目档案信息化管理使得淮安市科技项目档案的管理更精准、更便捷、便于使用和查找,大大提高了工作效率和能力。

    1.2 淮安市科技计划项目档案管理信息化

    淮安市科技计划项目档案管理信息化随着淮安市科技项目的增加而迅速发展。淮安市科技项目档案分为管理类档案、技术类档案和科研档案。收集、整理、加工、编研开发、共享利用科技项目档案的过程也是使其转化为重要的科技信息资源的过程。淮安市科技计划项目档案管理信息化具有系统性、完整性、可重复利用等特点之外,在数据暴涨的信息化时代,淮安市科技项目档案还具有规模巨大、增长迅速、种类繁杂、多源异构等特征[1]。

    2 淮安市科技计划项目档案管理信息化发展前景

    2.1 淮安市科技计划项目档案管理信息化的改进措施

    淮安市通过搭建共享平台,使科技项目档案信息资源面向社会公众开放共享,是避免国家科技资源浪费的有效手段。淮安市科技管理部门每年通过立项的科技计划项目数量不少,由此产生的科技计划项目档案数量之庞大、内容之丰、价值之珍贵是不可小觑的。在项目实施过程中所产生的大量记录文件、图表、数据,应借助科技项目档案这个载体加以保存、开发并向社会大众开放,由此来促进淮安市科技创新水平的提高,促进淮安市科技成果转化为现实生产力。淮安市政府应当要求促进档案信息服务体系的建构,应当加强将档案信息作为产品进行开发和加工的力度,重视档案信息增值服务工作,通过构建信息共享平台利用网络数据化,打破淮安市科技项目管理部门内部使用的藩篱,向社会公众开放共享。科技项目档案如需查阅,需经科技管理部门批准,过程应当简化。

    2.2 淮安市科技计划项目档案管理信息化发展前景

    目前,相比于论文、报告、专利等容易获取、较为单一、零散的科技信息资源而言,科技项目档案从立项准备到科技成果推广,信息覆盖面相当齐全,专业性、综合性、成套性、可用性、准确性更强,利用价值极高。社会公众如能方便地获取这类资源,就能够从数字化范围掌握到需要的信息。对科技管理部门来说,常用的合同书、经费预算书、专家打分表、验收意见等项目档案进行数字化扫描,实行"双套制",而像各类研究报告档案只反映在目录清单中,依然只保存其纸质档案。在淮安市科技计划项目档案管理的信息化中加强对资源的合理利用,对项目档案社会利用价值最高的部分进行数字化、电子化的技术归类。从检索利用角度看,淮安市尚未建立互联互通的“科技项目档案管理平台”,科技档案管理系统不到位、不健全,无法形成科技项目档案统一管理利用的模式。另外,要积极发现科技项目档案开发利用中存在的问题。比如有关管理部门负责人和工作人员对于管理信息化的开发利用意识薄弱,缺乏对档案法规体系的了解,因此淮安市有关部门应当加强对档案法规体系的普及和建设。目前,淮安市针对科技档案开发利用的行政法规、地方性法规、规章和标准较为完善,但是在传播和普及过程和流程中存在缺陷。管理人员需要大力强化对档案法律法规的熟悉程度,并能灵活运用和宣传。最后,淮安市科技项目档案需在数字化、电子化等方面化解难度,不断优化和完善。单纯利用人工操作进行数字化扫描的过程耗时耗力,并且工作量极其繁重,是制约科技项目档案信息化发展的重要因素。淮安市档案管理有关部门应加大力度进行改革,借鉴其他省市的操作方案,提高工作效率,降低工作难度。在科技计划项目或课题管理过程中,实行简化管理的流程,在立项、实施、验收等阶段所生产的科技项目档案,如研究计划、实验试验方案、设计方案、开题报告等材料,要求承担单位提交齐全的电子文件。充分利用好分析科技计划项目档案深度信息的技术工具,逐步提高科技项目档案信息化的应用层次[2]。

    3 结束语

    随着淮安市科技创新发展提升到新高度,针对淮安市科技项目档案中蕴藏着科技信息资源,打破传统档案管理模式,强化对信息资源的采集、分析、编研,是信息时代促进科技创新水平提高的有效途径。

    淮安市在科技计划项目档案管理的信息化中,基于现状,以政府指导为档案管理的方向,在实践活动中发现管理中的弊端和缺陷,以创新为动力,不断优化、完善科技计划项目档案管理程序和环节,适应新时代的管理模式,加强信息化管理和应用,为淮安市科技创新发展提供新的的管理理念和方法。

    参考文献

    [1] 王燕.基于“互联网 +”的科技档案管理创新[J].档案与建设, 2016,(3):87-89.

    [2] 潘世萍,李名选.美国国家档案馆接收科技档案带给我们的启示——兼论科技报告的档案属性[J].档案学研究,2017,(5):113-116.

    作者简介

    蒋洁(1988-),女,江苏淮安;学历:研究生,助理研究员,现就职单位:淮安市科技情报研究所,研究方向:科技管理、科技咨询与服务。

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