会计电算化系统与手工会计系统比较
企业的会计工作过程，实际上是一个从信息采集、加工处理、存储到信息输出的系统工作过程。随着生产的日益社会化，会计也在不断地发展变化。经过人们长期实践经验的积累，会计由不完善到完善，由用算盘作为运算工具、用笔墨在凭证和账簿上登记的手工处理技术到用电子计算机对会计数据进行处理的电算化处理技术，逐渐形成一套完整、快捷、及时、准确的体系，在经济管理工作中发挥着越来越重要的作用。当然，随着这种转变也会产生许多问题，手工会计和电算化会计在处理会计数据上也存在较大差异。如何做好电算化工作成为我们必
需考虑的问题。
一、会计电算化系统与手工会计系统的差异比较
在实行会计电算化后，原在手工条件下需要由多人不同岗位分别完成的记账、算账、报账工作往往只需要一两台计算机即可实现。两种不同会计信息系统进行比较，就会出现许多本质上的差异，具体分析如下：
（一）系统初始化设置工作有差异。手工会计系统的初始化工作包括建立会计科目、开设总账、登录余额等；会计电算化系统的初始化设置工作则较为复杂，且带有一定的难度，其内容主要有会计系统的安装、账套的设置、网络用户的权限设置、操作员及权限的设置、软件运行环境的设置、科目级别与位长的设置、会计科目及其代码的建立、最明细科目初始余额的输入、凭证类型设置、自动转账分录定义，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。
（二）平行登账上存在差异。在手工会计系统登账时，总账由一名会计人员根据审核无误的记账凭证，或科目汇总表，或汇总记账凭证进行登录，明细账由另一名会计也根据原始凭证或记账凭证进行平行登录，月末校验两者是否相等。由于两名会计在登录时有可能发生错误，因此平行登账可以检查错误。但是在会计电算化系统中，总账与明细账的数据均来源于原始凭证或记账凭证，计算机按照登录总账和明细账的程序命令，将数据从记账凭证数据库中转移到总账数据库和明细账数据库，而计算机的内部运算是不可能发生数据运算错误的，所以在会计电算化系统中总账金额恒等于明细账金额。因此，平行登账的校验功能在会计电算化系统中已失去了其原先的作用。
（三）账务处理程序上存在差异。手工会计系统根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同，采用不同的会计核算形式，常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等，对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了简化会计核算的手续，以减少舞弊和差错。而在会计电算化系统中，一般要根据文件的设置来确定，常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机会计系统中，通常只采用其中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。
（四）账簿格式和簿记规则上存有差异。在手工会计系统中，账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种，并且对现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在计算机会计系统中，由于受到打印机的条件限制，不太可能打印出订本式账簿，因此根据《会计电算化工作规范》规定，所有的账页均可按活页式打印后装订成册；总账账页的格式有传统三栏借贷式总账和科目汇总式总账，后者可代替前者；明细账的格式可有三栏式、多栏式和数量金额式等。转贴于手工会计系统中账簿记录的错误要用划线更正法或红字更正法进行更正；账页中的空行、空页要用红线划销等。而在会计电算化系统中，可以不存在纸质账簿，一切数据均以文件形式存在机器内部，登账只是一个沿用的旧名词，而且文件也并不一定按日记账、总账、明细账分别设置，有些系统甚至只设置一个凭证文件，根本就不存在机内日记账、总账和明细账，各种财务信息可直接从凭证文件中导出，划线更正法或红字更正法根本就不存在，代之的是负号更正法。实际上只要凭证输入正确，机器处理准确无误，即使由于凭证数据有错，导致机内账的结果有错，也不能直接进行修改而只能通过记账凭证去更正。
（五）会计报表的编制形式上存在明显差异。会计报表是企业会计核算中一项重要的事项，在手工会计系统中，报表的编制是最复杂的一项工作，报表编制人应了解各种报表的结构，报表中各个数据的来源渠道，若数据来自账上的，还应弄清是发生额还是余额，通过何种运算关系取得，若数据来自本报表或外报表中某项目的，应懂得其各种运算关系，同时还应明确各种报表之间的勾稽关系及数据的对应关系，这样才能开始编制报表。而在会计电算化系统中，各种报表的注册、结构描述、格式定义、数据的取数公式定义、报表的审核公式定义、报表的打印参数设置等工作，则作为报表子系统初始化设置的内容，在正式编制报表前可预先设置好，而后在月末编制报表时，操作员只需在键盘上轻按报表子系统提供的报表生成命令键，系统即自动根据数据的取数公式取得数据，在短则几秒，长则十几分钟时间内快速生成报表，并且能自动校验报表数据的各种内在关系。此外，还能使上下级公司之间的同名报表即时合并。
二、做好会计电算化工作应采取的措施
通过上述比较可以看出，会计电算化系统与手工会计系统之间存在许多明显的差异。这些差异使得我们在建立会计电算化系统过程中，应注意做好以下几方面工作：
（一）注重系统的初始化设置工作。当评价一个会计电算化系统的优劣，可根据系统处理的最终结果，即账簿数据和会计报表数据的是否精确无误、过程控制是否有效来判断。当财务软件本身的程序及控制正常可靠的情况下，数据输出结果的正确与否则直接与系统的初始化设置有关。因此，在系统初始设置时，应根据本企业会计核算的需要，正确设置会计科目的级数和位长，建立标准的会计科目代码体系；认真整理和录入最明细科目的年初余额和本年累计发生额；慎重设置操作员的姓名、用户代码和口令，根据会计工作的分工和内部控制的要求，合理开放每位操作员的权限；正确设置企业的凭证类型、记账方法、核销方法、外汇汇率的记账方法、自动转账分录、非法对应科目和各种外部设备类型等参数。
（二）科目代码设置应力求精确和完整。实行会计电算化后，科目代码是会计电算化系统中最重要的一种代码，处于核心地位，系统内部涉及会计科目的处理几乎都以科目代码为依据，系统运行都是根据科目代码而进行的，为此合理设置科目及代码是至关重要的。由于计算机处理的高速度和准确性，我们可以将会计科目划分到足够精细，特别应根据报表数据取数的需要，应将科目级数和位长设置得恰如其分，以获得更加详细的会计核算资料。但应避免将科目代码的级数和位长设置得过多过长，这既不利于记忆和使用，又浪费存储空间，应根据整个科目体系来确定。例如，如果只是个别科目需要划分的级数较多，不防采用其他方法来解决，而不因为照顾个别科目而将整个科目体系的级数增加；但是，如果同级科目的明细较多，则又不防通过适当增加级数来解决。系统运行后，科目的修改或删除是一项非常困难的工作，因此，应在初始化时周密考虑，把科目代码设置完整，一般不要在年度中间进行修改。
（三）正确地修改凭证带来的差错。在会计电算化系统中，因为经审核过的记账凭证是总账、明细账、日记账、各种辅助账和报表数据的数据源，如果发现账簿或报表数据有差错，则可判断必定是记账凭证存在错误。修改错误凭证可有如下三种情况：一是凭证未审核时发现有误，则可由凭证编制员直接修改；二是凭证已审核后发现有误，则应先由审核员取消审核标记，由编制员修改后，再经审核员进行审核；三是登账后发现凭证有误，则再不能修改该凭证，应由编制员先编制一张红字凭证冲销错误凭证，再编制一张正确的凭证，将红字凭证和正确的凭证经由审核员审核后，进行登账，即可达到更正错误凭证和账簿数据的目的。
（四）正确进行报表系统的初始设置。报表子系统初始设置是会计电算化系统中最复杂的工作。在商品化会计电算化系统中，目前大都采用通用报表程序，即系统提供一种接口，由用户自己定义报表的名称、表线的类型、空表格式、数据来源公式等，这样，当报表格式或数据来源改变时，只需修改原先的定义，而不必修改系统内部的程序，从而适应了各种不同用户的要求。初始设置时，要求设置人员充分理解报表的编制原理及公式表达式的设置规则，特别应推敲每一项数据的取数公式，因为在众多公式中某一个符号的差错都将导致报表数据的错误。如发现报表数据有误，应首先查出导致报表最终结果错误的出错数据项，并检查其数据取数公式是否有误，如有误，则予以改正，如无误，则可判断是账簿或凭证数据有误，根据该项错误的数据项公式可推断账簿或凭证的错误之处，比照上述更改错误凭证的方法给予改正，而后重新生成报表。■