探究信息化条件下的档案管理
摘 要：社会不断发展，科技不断进度，传统档案管理模式已经无法满足现代档案信息资源应用的多元化需求，需要及时的对档案管理模式进行转变。要应用先进的信息化技术对档案管理进行改革，有效提升档案管理工作效率和工作质量。信息化技术应用对档案管理工作开展注入了新的生命力，可以更深层次的挖掘档案信息资源的价值，使得档案信息可以更为良好的为社会经济发展而服务。本文就是对信息化条件下的档案管理进行探究，希望对相关人员有所啟示。
关键词：信息化；档案管理；科技
信息技术产生对众多领域发展也起到了积极的促进作用，对于我国的档案管理领域也是如此。应用信息化技术对档案管理模式进行优化和改良，是档案管理领域现代化发展的必然趋势。各级档案管理部门必须要明确信息技术与档案管理领域融合优势所在。立足于档案管理的实际情况，切实提升档案管理的质量和档案管理效率，保证档案管理服务可以获得社会的认可，使得档案管理领域向更高的层次发展。对信息化条件下的档案管理进行探究是具有重要意义的，下面就对相关内容进行详细阐述。
1 档案信息化的特点
对以往档案管理模式进行分析，传统档案管理模式主要是采用了纸质媒介，工作人员在对档案信息资源进行找寻的过程中，只能通过手动翻阅的方式找寻相关资料，此过程中会消耗大量的时间，严重降低了档案信息管理工作效率。档案信息化管理可以进行档案信息数据建设，通过检索工具快速找寻需求的档案信息数据，同时还能实现档案信息自动化的存取，消除了资质媒介档案信息储存不安全这一情况。在信息化背景的影响下，一定要应用先进的科学技术对档案管理模式进行优化和改良，档案管理工作人员的工作压力和工作负担会较大程度的降低，不在需要花费更多的时间放在那些琐碎的小事上，使得檔案管理工作人员可以将更多的精力投放在档案信息资源开发中去。在先进信息技术的支持下，档案信息资源开发也可以向更高层次发展，促使档案信息开发可以呈现出智能化、先进化的特点，满足客户对档案信息的多元化需求。档案信息资源要具备良好的共享性，网络技术快速发展使得档案信息资源的获取与共享更为便捷。档案信息资源需求用户可以不受时间与空间的限制，通过计算机系统快速找寻自己所需求的档案信息资源。在该背景的影响下，数据化档案库、档案信息管理系统也逐渐产生，进一步强化了档案信息资源的共享性。档案管理工作开展的主要目的就是对有价值的档案信息数据进行收集、整理和储存，为客户提供优质的档案信息资源服务。所以，相关工作人员一定要不断加强研究力度，在较短的时间内完成档案信息共享平台建设，对基础设施进行健全和完善，保证档案信息资源应用的社会化。
2 实现信息化条件下档案管理的有效策略
2.1 改革传统档案的管理模式
想要使得信息技术与档案管理模式进行融合，促使档案管理模式向现代化转变，相关工作人员必须要从以下几方面㑏。第一方面，要尽可能的将以往纸质媒介的档案信息资源转变成为数字化信息资源。主要是因为纸质媒介的档案信息资源在实际应用过程中很有可能出现丢失和破损情况，对档案信息资源价值守护以及档案信息资源的再利用会造成非常不良影响。除了纸质媒介的档案信息资源外，以往档案信息资源收集和整理都是由档案管理工作人员人工操作的，档案管理工作人员工作压力和工作负担都比较沉重，很多岗位工作开展也过于繁琐复杂，所以对档案管理工作人员综合素质有着较高要求。特别是如果需要管理的档案信息资源数量较多，档案管理工作人员需要花费较长的时间才能完成工作，而且工作质量和工作效率也不能得到良好保障。将传统档案信息资源进行数字化的转变，可以有效降低档案管理工作人员的工作压力和工作负担，同时还可以较大程度的提升档案管理工作质量和工作效率。同时，电子档案更加容易储存和保管，可以良好保障档案信息资源的安全性。客户对档案信息资源有所需求时，可以通过计算机客户端进入档案信息管理系统利用权限对需求的档案信息资源进行下载，然后应用移动储存装置对信息资源进行储存。传统形式的档案信息资源管理需要花费较多的人力、物力资源，同时还需要较大的场地支持。档案信息资源数字化的转变，工作人员的工作效率得到了提升，档案信息资源也得到了最佳优化配置，从而可以更深层次的开发档案信息资源的价值。
2.2 监理现代化的档案信息管理系统
想要实现档案信息资源的现代化管理，必须要积极建设档案管理部门自身的信息平台，从而对档案信息管理水平提升奠定良好基础。为此，需要档案管理部门在建设网络信息平台时，注意以下几个方面的内容：第一，建立科学的管理程序。计算机管理程序的设定，对于未来档案管理工作的开展具有重要意义，因此相关管理设计人员在进行该模块工作时，需要结合档案管理工作的特点，以及档案馆的实际情况进行设计，保证档案管理人员能够迅速掌握，推动工作的顺利开展。第二，根据档案管理的工作内容，对网络信息平台的各项功能进行设定。在设计时主要以工作的高效开展为主要目标，进而为提升其工作效率和工作质量做出贡献。第三，建立健全的安全防护系统。由于档案工作具有较强的机密性，内容一旦被泄，后果不堪设想，因此需要相关设计人员一定要加强对该信息平台的安全维护，保证档案信息的安全。
2.3 完善档案管理体制
随着当前档案管理方式的转变，管理内容的变化，原有的档案管理体制已经不能适应当前的档案管理，需要对其进行完善。为此，相关部门需要从以下几个方面进行改进，从而实推动信息化条件下的档案信息的现代化的实现。首先，相关部门要根据当前发展的现状以及档案管理的实际情况，将现代化信息技术体现在当前的档案管理原则以及条例之中，进而使档案管理人员在开展工作时具有可遵循的依据，从而保证工作的有序开展，保证档案管理工作的水平和质量；其次，加强各档案馆对数字化、现代化管理的重视。当前一些档案管理部门虽然引进了相关的技术设备，但却仍将人工操作作为主要的管理方式，从而导致资源的浪费。因此需要相关部门加强对档案管理工作现代化的重视，积极将现代化的管理模式应用到档案管理之中，从而避免造成资源的浪费，提升其档案管理的水平。
3 结语
信息化条件下档案管理现代化的实现，需要通过对传统的档案管理体制与档案管理模式进行改进和完善，然后通过建立现代化的管理体系，增强档案管理人员素质等措施，推动档案管理的数字化、现代化，进而使其符合时代发展趋势，提高档案管理的效率。
参考文献
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