刍议数字档案管理与档案职能机构改革
【摘要】本文通过对数字档案的管理特点及业务流程变化的分析，结合当前档案职能机构设置存在的突出问题，提出档案职能机构改革的粗浅见解。
【关键词】数字档案管理;职能机构;改革
信息化时代，档案文件以数字化形式存储、传递、显示及提供利用服务已经是大势所趋。从纸质档案到数字档案，档案在载体形态、记录方法、传输方式、识读方法等方面都发生了革命性的变化。但长期以来，档案的管理以纸质档案为主要对象，并将档案工作的内容划分为收集、整理、保管、鉴定、检索、编研、登记统计、利用等档案业务流程。另外，在信息化背景下，数字档案管理的工作内容、业务流程等方面的巨大变化，使得基于纸质档案管理需要的档案职能机构设置在管理数字档案中存在诸多问题。王刚同志在十四届国际档案大会开幕式上指出：“信息技术发展导致档案信息爆炸性增长和档案载体形态的多元化，使传统的档案管理理论与方法越来越难以适应新形势新任务的要求”。那么信息化背景下数字档案管理的变化主要有那些呢？
一、数字档案管理的变化
（一）数字档案管理流程中时间的矛盾性。数字档案管理流程时间的矛盾性主要体现在时间的提前和交叉。时间的提前主要是表现在收集工作时间提前，这是电子文件的前端控制理论和生命周期理论的要求。由于电子文件具有信息的易变性和信息的可操作性使得数字档案的安全隐患系数大大增加，“如果还像过去一样，按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生”。因此必须根据前端控制理论和生命周期理论的要求，电子文件一“出生”就加上歸档标识，使之具有防止更改、删除的属性，并生成相应的描述信息，从而确保其安全保留和内容真实。并将电子文件的背景信息、结构信息、内容信息收集齐全。因此收集工作时间需要大大提前，这与当前档案馆的档案收集机构坐等立档单位“送货上门”形成强烈的矛盾。如果在收集数字档案的时候还沿用当前的档案收集模式，那么所收集的档案必定不能作为“历史的真实记录”。正如加拿大的档案专家特里·库克所说：“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件将可能不存在或至少可能不被鉴定、编目和提供利用”。因此必须对当前的档案收集机构进行必要的改革，以适应未来接收、保管数字档案的需要。时间的交叉主要体现在数字档案的阶段性划分并不像纸质档案那么明确，“一些原来只在某一个时间点上完成的工作现在需要在一个连续的时间段上完成，这个时间段有时甚至跨越电子档案的整个生命周期”。如著录将贯穿于数字档案的生成、归档、利用等整个过程。因此，如果继续按照纸质档案为对象的职能机构的划分管理数字档案，分阶段对数字档案的前身——电子文件进行管理，在管理电子文件过程中势必出现管理真空、相互推诿等诸多问题，必将给整个数字档案的管理工作带来混乱，难以实现科学管理。
（二）数字档案管理流程中内容的复杂性。数字档案管理流程在内容上的变化主要表现为复杂性、系统性。具体体现在：1.收集工作内容增加。纸质档案的收集只要将单位移交进馆的档案按照移交目录清点清楚，收集工作就算是基本完成了。而数字档案的收集除了要收集数字档案本身的信息外，还需要收集数字档案的背景信息、结构信息以及数字档案所依赖的存储介质、存储技术等各方面的信息。数字档案在收集的内容和收集程序的复杂程度是纸质档案所不能比拟的。2.鉴定工作难度加大。电子文件信息的易变性和信息的可操作性使得数字档案极易被修改而不留下任何痕迹，这就需要档案鉴定人员既要有计算机、网络的相关知识又要有档案鉴定的专业知识。需要按照电子文件的全程管理理论对文件产生、办理、归档的全程进行有效的监控以保证电子文件的安全保存和内容真实。既需要对数字档案的内容进行鉴定又要对数字档案进行技术鉴定，确保电子档案真实、完整、可读。同时由于数字档案存储介质的特殊性，需要进行病毒鉴定和存储介质状况的鉴定，以保证数字档案的安全。而当前的档案鉴定部门的主要职责是对收集进馆的档案是否完整、保管期限的长短、开放与否等方面的鉴定。数字档案鉴定的难度及复杂性，当前档案鉴定部门显得力不从心。3.保管工作更加复杂。纸质档案的保管工作主要是防止档案生虫、发霉、变质遭遇病虫灾害，因此只要按照“八防”的措施认真贯彻执行，档案保管工作基本不会出现太大的漏洞，档案信息安全也不会出现很大的问题。而数字档案的保管工作提出更高的要求：由于数字档案的存储介质多为磁性载体，因此数字档案的保管除了要做到“八防”，注意档案载体的保存外，还要考虑技术更新和设备的使用寿命。由于磁性载体的寿命远没有纸质档案的寿命长，且信息技术、计算机技术更新换代很快，因此完整的数字档案信息必须在规定的时间内予以转移，更换存储介质。同时，由于数字档案信息是通过计算机网络传输的、档案信息的易变性和信息的可操作性等方面的原因使得数字档案在信息安全方面的问题更加突出。数字档案保管的复杂性也是纸质档案无法比拟的。4.利用需求日益增长。“信息资源是人类社会赖以生存和发展的三大资源之一，正在日益成为人们劳动的对象和劳动产品，成为信息经济形成与发展的生产力要素，对于未来信息社会的生产力结构变化起着主导作用”。档案信息资源作为信息资源的重要组成部分，越来越受到重视。同时，由于利用人群多样化，人们利用档案需求的综合化、专题化，利用档案方式多元化等档案利用需求的巨大变化，当前档案利用部门提供的简单档案查询已经不能满足日益增长的档案信息需求。另外，档案馆地位已经转变为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心和档案信息服务中心，其承担的社会职能也更加多样，迫切要求档案利用部门进行必要的改革，满足日益增长的档案信息利用需求，履行社会职责。但目前档案利用工作还停留在用户来馆查阅、档案馆根据馆藏提供利用的低级阶段，这明显与未来的档案信息利用需求发展不相适应。
（三）数字档案管理流程中方式的综合性。由于数字档案自身的特性，数字档案的收集、整理、保管、鉴定、检索、编研、登记统计、利用等各个环节、各个阶段的特征不像纸质档案那么明显，数字档案的管理程序已经由纸质档案的线性式管理向并行式、交互式管理发展，许多业务活动相互穿插，相互衔接，十分复杂，且各环节之间相互影响，牵一发而动全身。因此，如果还采用基于纸质档案的管理方式，势必无法管理好数字档案。同时，数字档案的管理依赖于电脑及各类管理软件，虽然电脑的普及及各种管理软件的学习能够使档案管理人员对数字档案的管理有一定的了解，但是长期以来形成的纸质档案的管理方式和目前现有的职能机构的划分又为数字档案的管理设置了诸多障碍，因此，必须更加突出档案馆文化事业单位的基本属性，并基于数字档案管理的特殊性，对现有档案职能机构进行必要的整合和改革，才能对数字档案形成安全、规范的管理。
二、当前档案职能机构设置分析
我国实行“局馆合一”的档案事业管理体制，档案职能机构不仅承担着行政管理职能，还承担着档案业务职能。不可否认，这一管理体制在纸质档案管理上的成功，但在信息化背景下的电子档案管理中所暴露出来的缺陷也是显而易见的。档案职能机构文化事业单位的基本属性不够突出，档案职能机构设置存在着结构失衡、职能机构设置过多、过细等多方面的问题，严重影响数字档案的有效管理。
（一）职能重叠问题突出。我国实行“局馆合一”的档案事业管理体制，这一体制在我国档案事业的发展过程中发挥着重要的作用。但随着档案事业的发展，这一体制也在客观上造成档案馆文化事业单位的属性难以凸显，制约了档案馆在文化建设中作用的发挥。在这一体制下，档案局（馆）在职能机构的设置上存在职能重叠的突出问题，往往一个机构既承担行政管理职能，又承担具体业务职能。这一客观现实导致档案馆既是运动员又是裁判员，档案馆的文化事业单位属性难以凸显。
（二）结构失衡问题突出。档案职能机构的文化事业单位的基本属性不够突出，机构设置结构性失衡问题是现行档案职能机构设置存在的突出问题。对31个省、自治区、直辖市的档案局（馆）的职能机构设置的调查统计显示：主要承担行政管理职能机构数与主要承担档案业务职能机构数持平的有3个省级档案局（馆）;主要承担行政管理职能机构数超过主要承担档案业务职能机构数的有21个省级档案局（馆）;主要承担行政管理职能机构数少于主要承担档案业务职能机构數的有7个省级档案局（馆）。从以上分析就可以看出目前的档案职能机构设置过于强调其行政管理职能，机构设置结构失衡，档案职能机构的文化事业单位基本属性不够突出，档案馆的业务职能未能得到应有的重视。
（三）机构数量过多，职能划分过细。档案职能机构设置的另一个问题是机构数量设置过多，职能划分过细，这在信息化背景下将成为数字档案管理的突出障碍。通过对31个省、自治区、直辖市的省级档案局（馆）职能机构设置的数量进行分析发现：机构数量在10个以下的有7个省级档案局（馆）;机构数量在10-15个的省级档案局（馆）18个;机构数量15个以上的省级档案局（馆）有6个。北京、辽宁的档案职能机构数量甚至达到20个以上，这虽然与这两省丰富的历史档案有关系，但在信息化背景下，如此多的机构设置和如此细的职能划分，势必成为数字档案管理的障碍，影响数字档案的安全、规范管理。
三、档案职能机构改革设想
数字档案不同于纸质档案的管理要求和现有的档案职能机构设置的矛盾，已经成为档案工作的突出矛盾，迫切需要更加突出档案馆文化事业单位的基本属性，对档案职能机构进行必要的整合、重组。按照当前自上而下层层推进的事业单位改革思路，在档案馆中设立“六中心”，加强数字档案的管控，是适应信息化背景下数字档案管理的合理选项：
（一）改革现有的档案收集部门。设立档案信息采集中心，改变过去坐等档案移交进馆的工作作风，提前介入，设计完善和切实可行的档案收集管理系统，根据前端管理和全程管理理论的要求，主动开展工作，切实加强档案信息的采集工作。在电子文件一“出生”就加上归档标识，使之具有防止删除的属性，并生成相应的描述信息，将电子档案的背景信息、结构信息、内容信息采集齐全。同时对电子文件的运行、办理进行全程的监控管理，确保电子文件安全保存和内容真实。
（二）改革现有的档案鉴定部门。设立档案信息鉴定中心，明确档案信息鉴定中心职责，并建立内容鉴定小组、技术鉴定小组、病毒和存储介质鉴定小组等稳定的专业人才队伍，明确分工又相互配合，加强数字档案信息的鉴定工作。
（三）改革现有的档案保管部门。设立档案信息保管中心，加强档案信息的保管工作。继承当前档案保管的优良传统，在档案信息保管中心下设置实体安全保管小组、信息安全保管小组。实体安全保管小组负责实体档案的安全保管工作;信息安全保管小组负责信息化背景下的数字档案信息安全保管工作。两个小组按照各自的分工，高效开展工作，使档案信息得以完整安全保存，为社会主义现代化建设提供信息支持。
（四）改革现有的档案利用部门。设立档案信息利用服务中心，加强档案信息的利用服务工作，改变当前被动利用服务的局面。在档案信息利用服务中心下设文献编研小组和信息开发建设小组。继承现有的文献编研开发职能，根据社会需求选择合适的专题，加强档案传统利用服务的开发工作，同时加强专题数据库的研究开发，加强信息开发建设，用信息技术、网络技术、计算机技术等先进技术，加强资源建设，高效地为用户提供利用服务。
（五）设立档案技术服务中心。负责档案相关技术处理和研发工作。技术服务中心负责对各部门相关的技术进行指导、培训;处理实际工作中出现的各种技术难题等。同时针对新情况，研究开发先进实用的技术、系统，以提高档案管理的科学性、有效性。
（六）设立档案馆统筹协调中心。负责统筹协调各部门之间的沟通配合以及各立档单位档案管理相关工作的协调配合，其工作性质类似于办公室。整个档案工作的顺利开展需要相关部门加强沟通，密切配合，开展合作，档案馆统筹协调中心就是起这样的作用。在档案馆统筹协调中心的统筹协调下，使档案馆的各个业务部门相互配合，使得档案的各项工作得以顺利有序地开展。
信息化时代已经来临，数字档案必将成为未来档案管理的中心。只有在客观层面适应数字档案管理需要，对档案职能机构进行必要的改革，才能为数字档案的安全、规范管理扫清障碍。
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