数字化档案在教师培训管理中的应用
摘 要：时代的发展让教师的培训越来越多，让教师培训档案数字化、规范化是各级教育行政管理部门的一项重大任务。借助现代化的信息手段，让纸质的档案变成电子档案，既方便查阅，又提高了工作效率。
关键词：数字化档案 教师培训档案
时代的发展，知识的不断更新，对教师的要求越来越高，教师必须不断参加各种层次的培训来提高自己，《教育部关于大力加强中小学教师培训工作的意见》和《教育部关于深化中小学教师培训模式改革全面提升培训质量的指导意见》相继出台后，教师培训机构的工作也越来越多。数据表明培训工作力度之大，节奏之快，数量之多，面对这样的情况，教师培训档案只有规范数字化管理才能适应新时期的发展。
一、档案信息技术助力教师培训
档案是人们在社会活动中形成并保存起来以备查考的文件，需要通过查阅档案记录，了解历史、制定计划、处理公务，使决策更科学，办事更高效。没有档案记录，任何组织都难以保证其决策、管理上的连续性、科学性。档案为工作开展提供可靠凭据，起着重要的参谋助手作用。
信息技术的迅速发展为广泛应用促使档案数字化建设提供了方便，档案数字化，一般是通过一定的技术手段，将存储在传统载体上的、以模拟形态存在的档案信息转化为数字形态存在的、计算机可识别和处理的信息，并加以存储、组织、检索和维护的过程。“档案信息数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库。
所以，教师培训档案采用档案数字化管理，既可以有效地避免纸质档案资料因数量过多、存放时间较长、翻阅次数过多而产生的资料丢失或破损问题，又使档案查找方便，提高了档案的利用价值。
二、数字化档案管理实践
（一）原始纸质档案是基础
教师培训档案作为教师继续教育行为轨迹的完整原始记录，其内容涉及多样，而数字化管理的基础在于收集整理原始纸质材料。
培训档案材料涉及培训方案、课程安排、理论与实践培训分组活动、学员参加培训记录、培训考试内容及成绩记录、学员论文、学员学习证书号及验印表、培训总结、学员对培训的評价反馈等众多内容，需要按培训类别一一组卷装订成集。在收集整理阶段本着档案的本质属性是原始记录性的要求，务求在组卷时，既要留存具有价值的部分，又要剔除一些重复性的材料，这样既提高了档案的质量，又便于数字化后的查考利用。
（二）扫描转换数字是主体
全部文件（包括 WORD、EXCEL、照片等）的扫描转换为 PDF 文件，经过数字化处理，分门别类制作成电子档案，同时编制查找目录，也成为教师培训档案的原始依据。
一份完整的教师培训档案收集时的形式可能是纸质的一份份材料，也可能是 WORD 格式的通知、EXCEL 格式的学员名册、PPT 格式的培训内容、JPEG 格式的学员毕业合影、网页形式的大型培训班活动报道的电子材料等，再加上从省师训平台上下载的参训教师评教反馈的统计表截图等。这些还仅仅是未经处理的电子材料，不能称之为档案，还不能组成一个电子档案。那么首先，就要将这些不同形式的材料删选，选取有存档价值的电子档案，将其转化成不可更改的 PDF 形式，合成一个电子档案，保证了原始性。其次，要将电子档案中涉及的培训学科、培训人员以卷内目录的形式呈现，这样便于后期的查找。再次，将其中涉及的照片单独列出，形成电子照片档案，为今后制作教育培训展提供服务。这样形成的教师培训档案数字化的表达方式，即电子档案，纳入数据库，与纸质档案形成“双套”存在，为今后提高查阅和利用价值创造有利条件。
（三）拷贝备份维护是保障
为了避免电子档案保存发生意外，我们将电子档案刻录光盘备份在档案室数据库，并随时检查维护，定期对载体及其软硬件环境进行检测，根据需要，做好相应的数据迁移、转换工作，这样保证了档案的长期保存，确保自身档案的完整性，也为提供目录和相关全文查阅服务，实现数字档案的全文检索打好了基础。
（四）档案利用便捷是责任
要提高档案利用价值，当然就要提供便捷的服务，这就是责任所在。根据上级行政部门要求，培训学分作为教师资格定期注册、教师考核和职务（职称）聘任的重要依据，而档案的数字化管理，查阅和利用教师培训档案，这就显得更为便捷。因为教师培训档案数字化管理能让档案管理员快速地通过系统，输入教师名字或者培训学科名称，直接查找到该教师或培训学科的具体情况，并且通过导出 PDF 或输出打印，盖上公章，一次完成查阅，这个快速查阅的基础，就是凭借了完整完善的数字化管理，使档案利用更为便捷、更有价值。
档案室不断完善档案数字规范化管理，使教师培训档案所反映的每项培训的具体情况，不仅为教育行政部门决策提供了参考价值，为培训机构工作的开展与改进提供依据，还为教师的成长等提供了帮助，增加了利用广度。教师培训档案数字化管理还刚起步，不少工作还需要我们不断改进，只要我们不断学习、不断思考，定能在新时代让档案发挥更大的作用。