简析疾病预防控制机构专业人员技术档案管理
[摘要]文章旨在阐述疾病防治机构专业人员业务技术档案的收集、管理及开发利用在疾病控制工作中的重要性，同时也阐述了在管理中存在的问题及解决的对策，强调了开发业务人员技术档案信息资源对提高痰控机构科学化、规范化、制度化和现代化管理的重要意义。
[关键词]疾病预防控制；专业人员；技术档案；管理
[作者简介]李素芬，南宁市疾病预防控制中心档案室馆员，广西南宁530011
[中图分类号]C289 [文献标识码]A [文章编号]1672－2728(2007)06－0136－03
个人专业技术档案管理是将技术人员有关专业学习、工作经历、科研教学业绩、获奖及荣誉、专利情况纳入人事档案管理范围并加以科学化管理的过程。开展疾病预防控制机构个人专业技术档案管理，一方面为充分利用现有人才资源提供有说服力的、快速的、完整的资料；另一方面也为疾病预防控制机构全面、准确、多方位培养各类专业技术人员提供明确的目标。这对疾病预防控制机构的可持续发展起着重要作用。同时，个人专业技术档案建立和管理是否完善，也反映了疾病预防控制机构的卫生防病管理水平和技术水平。
目前疾病预防控制机构担负着传染性疾病、慢性非传染性疾病、寄生虫病、地方病和媒介生物的预防控制和监测；传染病暴发流行、食物中毒、环境污染等重大疫情和突发公共卫生事件的调查与处理；疾病预防控制措施的制定与实施，实施免疫预防接种；疾病预防控制信息的收集、分析及预测；开展疾病预防控制、公共卫生相关技术的科研、培训、指导及诊疗服务；负责食品卫生、环境卫生、学校卫生的卫生学监测；负责卫生监督检验、健康相关产品卫生质量检验；负责从业人员健康检查和卫生知识培训；参与疾病预防控制、公共卫生相关的卫生法规、标准的制定；开展健康教育和健康促进等。因此，要求疾控机构必须拥有一支各类专业人才齐全、技术全面、能快速应对突发公共卫生事件的精英队伍。如何科学管理和规范建设这支队伍是疾控机构面l临的一项重要问题。而加强专业人员技术档案的管理，是实施疾控队伍人力资源技术信息储备和人才发展战略的基础。因此，做好本单位各类人员技术档案的收集管理和开发利用工作，对促进疾病预防控制工作卓有成效的开展具有十分重要的意义。本文对疾病预防控制机构近年来个人专业技术档案管理进行探讨。
(一)疾病预防控制机构个人专业技术档案的现状和特点
(1)目前，个人专业技术档案的建立尚不规范。原因是档案管理人员专业水平偏低，表现在开展专门的个人技术档案管理尚不普遍，缺乏相应的管理制度、条例，管理人员管理经验不足，手段落后。档案管理人员琐碎工作过多，专项管理经验不足，管理观念、意识也不是很强，或者对该项工作不是十分熟悉和重视。
(2)个人专业技术档案管理条件简陋。不少单位缺乏专用档案存放空间，保证库房存放条件的设备不配套，恒温恒湿难以保证；缺乏计算机管理或者缺乏管理软件的支持。以上诸多方面，造成个人技术档案的保管困难，安全缺乏保证。再者，管理效率低下，查阅利用较为困难，个人技术档案利用效率不高。
(3)个人专业技术档案建档难，资料不完善。很多单位原先都没有规范地归档，档案处于一种零散、存放无序的状态，查阅不方便，无专人负责，即便有专人管理，平时也无人过问和查阅，一般都是专业人员要晋升职称或进行某项工作检查、评审时才突击进行收集和整理。这样容易造成混乱，缺页、缺件和丢失，无法准确及时地提供专业技术人员的基本信息等，没有形成规范化的管理。在资料收集方面，由于内容繁多，其中专业年度考核、晋升考评等通过组织审查鉴定的文件材料容易收集，但有相当一部分材料如各类学习进修情况、各类刊物发表的论文、论著、科研情况记录等，这些需要专业技术人员个人平时积累的材料收集较为困难。
(4)档案意识薄弱，档案法制观念淡泊。如在人才培养方面，一般多注重卫生技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没能纳入计划和要求；档案管理人员缺乏新知识和新技术，培训管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平落后，缺乏创新和活力。再就是档案人员平时参与琐碎工作过多，工作没有相对的稳定性，致使档案人员的工作积极性调动不起来。
(二)专业技术档案的内容
(1)专业技术人员基础材料：主要包括履历表、学历学位证书及证明；各种专业技能考试、考核合格证、资格证；参加各种科技研讨会、专业技术会议、出国考察、进修学习、短期培训；继续教育及能反映专业人员个人资历和技术水平的各种材料。
(2)业务人员任职资格评聘材料：主要包括专业人员历次任职资格申报表、评审表、任职资格证书及任职聘任书。
(3)专业技术人员从事科研技术成果材料：主要包括专业人员业绩工作总结，技术报告，公开发表的学术论文，论著；参与各项科研项目获奖证明、证书；发明创造专利证书等。
(4)专业技术人员考核材料：主要包括年度专业技术人员考核登记表。内容有本人述职、培训、进修学习情况；著作、论文及重要技术报告情况；完成主要专业技术工作、创造发明及成果情况；工作失误、失职情况；部门领导评鉴意见；考核委员会、小组审核意见；主管部门领导意见及被考核人意见等。
(5)专业技术人员其他材料：指专业人员参加各种专业学会、学术的聘书及荣获的各种荣誉证书、学分等；获奖荣誉证书。
总之，凡不宜归人人事档案，也不属于文书档案而确属反映业务人员业务活动的材料，都应归人个人技术档案的范围。
(三)专业人员技术档案材料的收集管理
专业人员技术档案实行个人专档、动态管理原则。由人事部门及时将在编及新调入、分配人员的档案材料收集齐全交档案室，由档案管理人员为在编、在岗的每位专业技术人员建立个人技术档案。技术档案材料采取随时收集与年终收集两种方式，由档案部门提出收集材料的范围，人事部门通知各类专业技术人员将需要归档或新增添的技术档案材料复印件及时送交人事部门验收、审核后交档案室，档案管理人员按档案整理要求进行整理、编目、著录，整理完毕的档案材料放入档案盒内，由档案室统一提供个人技术档案。
(四)做好专业人员技术档案管理的作用
(1)满足疾病预防控制机构事业发展的要求。随着国民经济和社会的快速发展，公众健康防病意识不断提高，对疾病预防控制工作的要求也愈来愈高，做好专业人员技术档案工作，能便于领导从这些档案中了解和掌握疾控队伍各类专业人员现有状况，为合理使用、培养和开发利用各类专业急需人才，提高专业人员整体素质，提高专业人员快速应对和处理各种突发公共卫生事件能力，提供重要
的参考依据。
(2)满足疾控机构人才管理要求。专业人员技术档案完整地记载了各类专业人员的资历、能力、业绩和专业技术水平。管理好专业人员技术档案，能为各项科技工作招聘、人才交流，推荐科技人才，技术职务评聘，人力资源储备提供翔实、可靠的材料依据。
(3)满足社会需求和实验室认可／认证工作要求。疾控机构在卫生监测、疾病预防控制和科学研究工作中，必须按相关准则和法规，建立规范的管理体系，保证出具的检测数据准确、可靠，满足社会的需求。同时完善的、行之有效的专业人员技术档案管理程序也是满足质量管理体系及实验室认可／认证工作标示的条件之一。因此，专业技术档案材料的收集是不是齐全，档案整理是不是规范都直接影响到质量体系认证工作。质量体系认证对档案工作提出了更高、更严的要求，使档案管理过程中的各项工作更加细致、规范、有章可循、有据可依。这就要求档案人员必须树立开拓创新意识，使档案管理向科学化、规范化、现代化发展。
(五)个人技术档案管理的对策及步骤
(1)加强对个人专业技术档案重要性的宣传，提高职工对其重要性的认识，为疾病预防控制机构专业技术档案在建立和管理中创造良好的条件和环境。例如有些单位在通过计量认证评审时，在科主任会议上由领导、办公室和人事部门提出要求，阐明个人专业技术档案归档的重要性，在资料收集过程中得到了全体职工的积极配合，保证了个人技术档案材料收集渠道的畅通，为计量认证评审工作奠定了基础。
(2)加强对档案管理人员技术培训，提高管理人员管理水平。通过定期培训，参加档案管理培训班，组织人员互相学习，互相交流经验，边学边干，为做好该项工作打下扎实基础。
(3)物质基础是保证档案工作顺利开展的前提，领导重视是关键。应加大投入，改善库房管理环境，保证库房环境符合档案管理条件，保证档案资料保管“八防”措施得到真正落实。
购置必要的设备。开展档案工作首先要落实硬件设施。档案管理技术应由传统手工方法向综合运用现代化技术的多层次管理转变。利用计算机、网络、扫描仪等现代办公设备，加强硬件设施建设，提高档案工作质量和效率。
(4)制定科学、规范的管理制度。科学完善的管理制度是开展此项工作的前提，一些先进单位对个人专业技术档案开展了有效的管理，就是因为制定了科学、规范的管理制度。
(5)为进一步完善疾病预防控制机构专业技术档案，加强收集工作。制定一个较为完善的表格，由人事部门提出要求，每个有专业技术职称的职工都要填写当年获得的成绩，不断收集，不断补充。档案材料的收集是档案工作的基础，是积累信息的过程，是维护档案完整和真实，保证其作用发挥的重要环节。制定了个人技术档案的收集范围：一是专业技术年度考核表；二是学历、资格证、执业证、学位证、证书的复印件；三是发表论文；四是国内外学习进修情况、业务培训、专业水平，特长等；五是职称晋升考核表、技术履历表：六是学生在校学习情况；七是论文和科研成果等。这几年在原有的基础上又增加了新的内容：学习简历；工作经历；获奖及荣誉、专利情况；社会团体、学术团体中担任的职务；工作业绩总结(项目创新、新技术应用、质量管理等方面个人材料)；科研、科研立项及成果，包括与别人合作的项目，成果鉴定及奖励的等级；外出进修学习及参加各种学术会议，包括管理方面的培训；发表论文、专著；其他(如个人职业生涯中取得的进步，如参加成人教育、攻读高一级学历、通过某科考试)。
(六)个人专业技术档案的归档与管理
(1)个人专业技术档案的建立有助于医院专业技术人员的全面发展，通过收集、整理、装订、编排、归档、上架等多环节完成，形成规范。
组卷采取一人一卷合装形式，卷内材料排列按时间顺序先后排列，一人编一个档号，如：李素芬10.1－1，这样便于今后材料的续存和档案的检索。
案卷编排按人员先来后到顺序编排，按姓名或档号进行检索。
存放上架采用合装方式，背脊贴有姓名和档号，便于查阅。
退休人员专业技术档案退休后另行存放。对新来人员和调人人员档案进行仔细检查，如发现资料不全、欠缺的，应及时反馈人事部门联系原就读学校和原单位或通知其本人，补齐欠缺的资料，使其档案完整无缺。建立个人专业技术档案有助于提高专业技术人员的素质。当前，全国就业政策相当宽松，人才流动非常频繁，建立个人专业技术档案有助于为疾病预防控制机构人事部门及其他行业提供人才资源配置的信息和数据。
(2)采用计算机技术，实现现代化管理，减少手工劳动，节省时间，提高工作效率和管理质量。
(七)个人专业技术档案的保管
个人专业技术档案保管期限为50年，档案存放于综合档案室，由档案室统一调用。
总之，个人专业技术档案管理是疾病预防控制机构综合档案管理的一个重要组成部分，个人技术档案管理工作展示人员的专业技术水平，体现卫生防病队伍的医德医风建设。只有逐步实现档案管理方式的现代化，制定实施分类管理的原则、保密守则，突出行业特点，开发档案的存储方式及利用价值，实现档案信息共享等，才能使专业技术档案管理逐步走向规范化、制度化、科学化和现代化。疾病预防控制机构专业技术档案与其他类型档案有着不同的地方，有它自身的特点，需要在实际工作中不断探索，找一条真正适合本部门情况的管理模式。
[责任编辑：钟 山]