从档案数字化角度破解数字档案馆建设的困境
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摘要：本文针对我国数字档案馆建设中存在着资金预算不足、管理松散和归档安全性低等问题进行分析，认为在档案数字化进程中，只有建立档案数字化成本观念和效益观念，以IT技术和互联网思维实现档案数字化、档案信息传播和利用的无缝对接，建立数字档案加工和利用的全流程管理机制，才能彻底避免相关问题，实现数字档案馆的高质量发展，进而推动社会的进步。
关键词：档案档案数字化数字档案馆
Abstracts： At present， Chi？ na’s construction of digital ar？ chives has several problems， such as underfunded budgets， loosemanagementandar？ chiving low security.Howev？ er，only in the archives digitiza？ tion process， by the establish？ ment of archives digitization cost concept and benefits con？ cept， based on IT technology and the Internet thinking of ar？ chives digitization and Archives information dissemination and use of seamless connectivity， and promoting the whole pro？ cess of building management of the digital archives on ar？ chives digitization， can we real？ ly avoid these problems， in or？ der to develop high - quality digital archives and truly pro？ mote the progress of society.
Keywords： Archives；Archi？ val digitization； Digital archives
数字档案馆的建设是当前档案管理的一项重要工作，它打破了档案利用上的时空限制，与传统档案馆相比较大地提高了档案利用和管理的效率。然而，时至今日，数字档案馆的建设仍面临着诸多困境，本文拟从档案数字化的角度来探讨如何破解数字档案馆的建设困境。
一、档案数字化与数字档案馆建设
档案数字化工作是数字档案馆建设的基础，档案数字化工作的水平也在很大程度上影响着数字档案馆的建设及其未来管理和服务的发展。
随着经济社会发展的不断复杂化，信息在社会生活中所占的比重日益增加。利用纸质档案查阅资料这种繁杂的工作已不能适应信息化快速发展要求，在此背景下，档案数字化应运而生。档案数字化运用数字化的方法来保护珍贵档案，减少环境和人为因素而导致档案载体的损坏，它打破了传统档案利用在时空上的限制，能够更方便地实现档案信息资源的开放和共享。信息技术的飞速发展，也使得社会对档案信息资源的利用越来越频繁。数字档案馆是档案数字化发展到一定阶段的产物，它为数字档案提供了专业的处理和存放场所，提供了更加便捷、高效的数字档案服务。
20世纪末，档案数字化的工作还主要是纸质文件档案到电子文件档案的转换，它为数字档案馆的建设提供了数字资源的初始积累。而后随着电子政务的不断推进和计算机技术走进人们日常生活，档案数字化的主要工作逐渐转变为对电子文件档案的收集和加工工作，并且逐渐成为数字档案馆工作的重点。其中档案数字化更是成为数字档案馆建设的核心工作，2000年国家档案局将深圳档案馆作为“数字化档案馆系统”工程的第一个试点馆，随后各地逐步开始试点建设数字档案馆，2002年11月，国家档案局发布了《全国档案信息化建设实施纲要》（以下简称《纲要》）。《纲要》提出要“在部分中心城市建设示范性数字档案馆”。由此可见，数字档案馆始于档案数字化建设，也推动着档案数字化的发展。同时，我们也应该看到，随着数字档案数量的不断增加和内容处理复杂性的增强，数字档案馆的建设也面临着诸多问题。
二、数字档案馆建设的困境
（一）档案数字化成本投入无底线
21世纪，随着“第三次工业革命”的深入，各国展开了对信息的争夺。电子政务范围增多、电子设备的精益求精以及电子商务对人们生活的影响，无不表明信息化已成为时代发展的必然趋势。我国计划用15年左右的时间，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆（室）体系。为抢占先机，数字档案馆的建设在各地不断升温。许多档案馆都筹集资金，纷纷开展档案数字化工作。在短短两年的时间内，全国副省级或市以上档案馆基本完成“三网一库”的基础设施建设，部分档案馆（室）还进行了文档一体化、电子文件归档管理、电子档案管理、电子档案移交接收、电子文件中心、中心机房等系统和软硬件建设。
档案数字化目标定位不清，不少档案馆对档案不分类、不鉴定和不甄选，以及对数字档案总量的估计不足，导致后期经费不足以支撑原计划的执行。目前，数字档案馆面临的普遍问题是，无法落实越来越高的经费预算，以致数字档案馆后期建设相当粗糙。有些数字档案馆后期的投入跟不上前期，或者是某些资金投入稍好的数字档案馆也只提供一级目录和二级目录，无法提供网上查阅的数字化档案全文。
（二）数字档案加工和管理缺乏统一标准
各地数字档案馆的建设大多以省级档案行政管理部门制定的地方标准为依据，没有全国统一的具体技术标准，这造成数字档案的跨范围、跨时间查询和传输缺乏合理有效的标准。当前关于数字档案馆建设和管理规范，仅有《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》、《特殊和超大尺寸纸质档案数字图像输出到缩微胶片上的技术规范》等相关的全国性数字档案管理规范或标准。完善的特殊载体档案数字化标准、数字档案资源鉴定的技术规范、数字档案资源安全保障制度等的缺乏，均表明我国在收集、整理、鉴定、保管、利用等环节亟需完善。
数字档案馆与传统档案馆相比，既有区别又有联系，并具有自身的特殊性。如果把传统档案馆的管理方法照搬到数字档案馆中，将带来诸多问题。例如，实现档案目录信息检索的数字化只是档案数字化的开始。在档案库房中，管理、查询与利用档案还只是传统档案馆的内容。而档案全文信息、档案查询系统处理、合理安排数字档案的排序工作，都应是数字档案馆的工作内容，但是在这些方面我们目前做得并不到位。此外，数字档案在收集、整理、鉴定、利用、开发等各个方面都需要有章可循。
（三）数字档案安全性不足
数字档案的数字安全保护尚未到位。数字档案的数字安全保护主要有两个层面，一是载体或承载的内容不丢失，保证数字档案可供长期存储可读；二是数字档案不被人为删改。数字档案馆的网络系统安全，是数字档案馆基础建设中必将完善的环节，数字档案一旦被盗取，国家的损失将不可估计。多家媒体曾报道黑客对我国档案馆的侵入，表明我国数字档案馆在数据的授权访问控制等方面，还存在着漏洞。同时，凭证是档案最重要的作用之一，数字档案信息容易被篡改，会带来档案举证上的困难。
三、破解数字档案馆建设困境的建议
随着数字档案馆建设工作的不断推进，数字档案在技术、管理、法律等方面的问题接踵而来，这三个方面的困境其根源在于档案数字化，为此笔者认为对其的解决办法也应从源头解决。
（一）建立档案数字化成本观念和效益观念
对传统档案（纸质、胶片、磁带等）的保存，只要档案存储媒体完整，其所存储的内容就能保留下来，而数字档案却无法全面覆盖档案信息，例如传统档案的载体信息、微观信息这类信息内容会在数字化过程中被遗漏。另外，档案数字化也无法做到全盘数字化。仅以文本档案为例，虽然快速扫描技术不断进步，但是数字化处理的时间成本不可忽视，同时传统档案数量庞大，从时间成本上考虑也不可能实现档案全盘数字化。此外，数字档案馆建设经费投入有限，需要投入大量人力、物力，事先必须要对档案数字化的成本做估算。目前，我国建设数字档案馆所需的绝大部分资金主要来自政府拨款。可以说，数字档案馆的建设是一项资金投入大、建设周期长、技术难度大、维护成本高的系统工程，需要长期的努力和坚持。
在档案数字化建设中，提倡档案数字化并不是要取代传统档案，而是要改变文档阅读的方式和提高检索的效率。从实际需求上看，有些传统档案并不需要数字化。因此，应重新认识和明确档案数字化工作的目的，要讲究成本和效益。通过对数字化处理的成本、所需费用与档案开发利用的价值、效益进行权衡与评估，避免不必要的浪费、减少日后的管理成本。并通过投入产出分析，有选择地分批逐步实现档案信息的数字化、标准化、网络化，满足社会各领域对档案信息的需求。
（二）以IT技术和互联网思维实现档案数字化与档案信息传播和利用的无缝对接
数字档案馆与传统档案馆的根本区别是思维模式的区别。传统档案从收集之后有分类、整理等信息加工流程。为了发挥数字档案应有的作用，数字档案还需要有标引等深加工处理、数据加载建库、数据备份、版本控制等工作流程，而这些对IT专业知识和信息管理等专业技能提出了较高的要求。
计算机存储、多媒体等技术是档案数字化的前提，档案数字化是伴随着计算机、网络、数据库等IT技术的不断变更和演进不断发展的，网络、数据库等技术则为档案数字信息的传播、共享和利用提供了必要的保证。因此，笔者认为首先要用IT技术促进档案数字化工作。例如档案数字化要与IT技术的发展相适应，运用最新的高清扫描、数据库检索等技术，并将其应用于档案数字化工作的实践中；其次要用互联网思维促进数字档案的传播与利用。例如互联网是一种扁平式的网络结构，这种网络结构为数字档案的传播与利用带来了便利，使公众更容易获取档案信息，同时可以使公众参与档案信息的利用。如档案质量控制反馈，使档案服务更贴近用户，实现档案数字化与档案信息传播的无缝对接。
数字档案加工标准不一致造成后期数据整合和信息共享上的困难、传统档案全盘数字化倾向的问题、数字档案馆信息传播手段欠缺等问题，均与未深刻理解信息化时代的特征、IT技术、互联网的本质等有关。此外大多数数字档案馆把档案加工项目外包给数据处理服务机构，产生了数据加工项目管理、数据加工质量监管等新的问题。我们更应深切认识到，档案数字化作为信息化时代的必然要求，必须要具备IT技术和互联网思维。
（三）建立数字档案加工和利用的全流程管理机制
数字档案馆建设是一项相当复杂的系统性工程。一些地方档案馆在开展数字档案馆建设中，过于空泛地定义档案数字化，无限扩大其外延，认为只要档案数字化之后，传统档案馆以前所面对的档案存储空间不够、信息资源开发不足、利用者稀少等问题便可迎刃而解，实则不然。对此笔者建议建立数字档案加工和利用的全流程管理机制，如图1所示，（见图1）。
图中的虚线框部分是数字档案加工的主要工作流程，包括档案鉴选、格式（载体承载方式）选择和转换、数据加工、数据入库等。而虚线框外部是数字档案利用服务流程，包括服务产品研发和提供服务两大内容。由此可见，数字档案馆的服务流程中，档案数字化具体工作占据了整个数字档案馆建设流程中最基础、最核心的部分。需要看到的是，这一流程并不是可以独立存在的流程，需要各方在管理机制上做统一安排。例如需要制定数字档案加工、利用、安全的一致性统一标准，否则加工后的数字档案将影响后续档案的公开和使用；同时，档案产品和服务的反馈对数字档案加工的质量保障，对档案内容增值也有影响。因此，应牢牢抓住数字档案管理的核心——档案数字化，做好数字档案加工工作，并以此为基础，保证档案工作的有序开展，避免档案管理上的紊乱，拓展档案馆工作，提高档案的管理和利用效率。
数字技术日新月异，作为档案工作者，应在传统档案工作的基础上，正确认识档案数字化，对档案的数字化工作不断深入思考，最大限度地开发利用档案信息资源，保证档案工作与社会经济的发展同步，解决数字档案馆建设所面临的各种困境。
*本文为国家自然科学基金资助项目“我国信息资源产业发展政策及管理研究”（项目编号：71133006）的阶段性研究成果之一。
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