行政事业单位档案管理方式在新形势下的改变
摘 要：新形势下，各类信息技术、大数据等已经融入到了日常生产生活的基础活动中，对于我国行政事业单位来说，也应积极跟进时代发展潮流，通过不断创新和完善内部档案管理方式，建立起数字化的档案管理体系，以此为开展档案管理工作创设更良好的环境。本文就行政事业单位档案管理方式在新形势下的改变及具体应用做了详细探讨。
关键词：行政事业单位;档案管理;新形势;信息化背景
引言
行政事业单位的档案管理方式在新形势背景下正在逐渐改变和优化，并不断应用新兴技术，希望能更好的适应时代发展，并解决目前在档案管理工作中存在的问题。研究表明，行政事业单位通过利用数字化技术，实现档案的数字化管理，可以有效降低档案管理成本，大大提高档案管理水平。因此，针对行政事业单位档案管理方式在新形势下的转变与具体应用效果进行研究，对保障事业单位的稳定、长远发展有着一定的现实意义。
一、新形势下行政事业单位档案管理存在的问题
行政事业单位的档案管理是开展各项活动工作的基础保障，也是在工作中解决问题的重要依据。但在一些行政事业单位中，单位领导者对档案管理没有投入足够的重视度，只是将其视为普通的日常管理工作，并没有针对档案管理做进一步优化、创新和提升。
第二，档案管理现代化水平较低。在科技水平飞速发展的时代背景下，行政事业单位也开始投入和使用各类先进设备及技术。但是，事业单位对这些设备和技术缺乏有效的应用，影响着当前档案管理水平的提升，再加上单位内档案管理机构设置不够规范，使得档案管理工作存在随意性、目的性较低的情况。
第三，行政事业单位的档案管理人员专业水平没有得到及时提升。新形势下，在《会计档案管理办法》和《档案法》的颁发背景下，事业单位并没有重视起档案管理人员综合素质的相应提升，这使得档案管理工作难以跟进时代发展趋势，水平也无法有效提升。此外，一些事业单位的档案管理人员对具体工作职责不清，也没有针对丢失的档案进行相应追责，这使得事业单位内部工作态度不端正的现象普遍出现，档案管理工作远远不能满足规范需求。
二、新形势下加强行政事业单位档案管理的有效对策
（一）积极引入数字化技术
为了更好的促进档案管理工作水平提升，使其与新形势发展接轨，行政事业单位就要重视起数字化技术的积极引入和应用，以此提升整体档案管理工作科学、有效性。在应用数字化技术过程中，应合理配置各类资源化，保证档案信息的收集、整理以及分析结果更加精确，为全面完善档案管理工作奠定基础。同时，事业单位相关管理部门还要加强基础设备的建设，配置起相应的技术设备，从而支撑数字化技术在档案管理工作中的应用。例如，可以将传统纸质资料存储方式转化为计算机存储，并利用加密技术对相关资料进行安全保护，利用计算机软件详细分类档案资料类别，从而提升档案数据的实际储存效率。另外，构建起信息平台，實现相关档案信息的共享，这对提升数据信息传输效率，优化档案信息资源利用率均有着积极作用。
（二）文书处理和档案归类的数字化管理
档案管理中，文书的编辑和处理工作是非常重要的环节，因此也需要引起档案管理人员的重视。通过将文书处理与编制归类工作融入到数字化处理范围中，并实现其数字化管理。具体来说，利用计算机设备及相关软件在文档中输入档案文书，实现文书储存、交换以及共享信息化，这对打破文书使用和管理的时间、空间限制均有着良好作用。此外，在数字化档案管理中，通过数字化管理系统，将文书管理和文书的处理做统一化，由拟稿人将文书稿件统一录入计算机中，并在网络系统中统一流程管理，包括文书的办公室审核、签发人签发、修改、盖章、分类、信息中心归档、储存等管理流程，从而提升档案管理效率，减少档案管理流程，减轻档案管理人员的工作任务。
（三）加强档案管理安全性
我国的行政事业单位档案数据资料与国家政治、经济、文化建设密切相关，因此有着非常严格的保密性。新形势下，行政事业单位要学会利用相关技术进一步加强档案管理的安全性。在档案信息化管理背景下，行政事业单位也要采取相应措施提升档案信息安全，例如：在计算机设备中安装拦截、杀毒软件，构建起全面监控档案的网络系统，实时监测、筛选和识别不良网络信息，并及时将其拦截报警，从而提醒档案管理人员做好相应处理。新形势下，计算机技术在飞速发展的同时，一些黑客入侵技术、网络病毒等也在更新换代中，这就要求行政事业单位应定期更新计算机拦截和杀毒软件，并构建起最新的防火墙，从技术基础上保障档案信息安全。此外，为了防止档案的丢失，档案管理人员必须要对档案资料做好相应备份，从最大程度上降低单位损失。
（四）建立档案管理人员培训机制
行政事业单位还要重视起档案管理人员的综合素质培训，并构建起规范的档案管理人员培训机制，从而促进信息化人才建设。因此，新形势下，行政事业单位要积极树立起档案管理人员的数字化管理意识，引导其掌握相关数字化技术，保证能够适应现代化档案管理水平。此外，注重档案管理人员的量化考核，将档案管理效率纳入到岗位绩效考核中，并设立专业的档案检查员，严格审查档案管理开展工作，保障档案管理信息化工作。构建起纠错机制，在档案的核对、签字、检查、拆封等环节加强审核，及时更新档案错误，确保档案信息的完整、准确性。总结
综上所述，新形势下，我国行政事业单位在各类先进技术和科技水平持续提高的背景下，积极推进并发展档案数字化管理是必然形式。实现档案数字化管理，不仅能降低行政事业单位的档案管理成本，还可以提高档案管理效率，进一步提升档案信息安全性，为事业单位创造更大的经济、社会效益发挥着重要作用。因此，行政事业单位在新形势背景发展进程中，必须正确认识数字化档案管理的意义，并不断改变和创新先进的管理方式，以此提升档案管理水平。
参考文献
[1] 李铁军.浅析新形势下行政事业单位档案数字化管理工作[J].商讯，2018（13）：112.
[2] 岳畅.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新研究[J].兰台世界，2017（S1）：148.
[3] 郭美芳.新形势下行政事业单位财务档案管理工作探析[J].黑龙江档案，2015（03）：89.