如何提升交通基本建设项目档案管理的信息化应用
摘 要：近年来，信息化技术在档案管理中得到了广泛的应用，为档案管理与档案资源的开发利用提供了有力的支持。文中，对交通基本建设项目档案管理的信息化应用进行探讨，为进一步改善交通基本建设项目档案管理提供借鉴。
关键词：交通基本建设项目档案;档案管理;交通管理
交通基本建设项目档案管理是交通管理的重要组成部分。近些年，信息化技术越来越多被应用在基本建设项目档案管理工作中，大大提高了档案管理的效率和管理质量，这给新时期的交通基本建设项目档案工作提出了更多的要求。本文以交通基本建设项目为例，对信息化的技术在信息档案管理方面的应用等问题做以下探讨。
1 推进基本建设项目档案管理信息化的必要性
当前，将基本建设项目档案管理融入现代化信息技术，以网络作为基本平台，对档案信息资源进行处置、管理和开发，是适应数字环境下档案活动的必然途径，是档案事业发展的战略目标。我们应从“三个需要”上认清和重视推进基本建设项目档案管理信息化的必要性。
1）适应信息社会发展的需要。现代信息化网络时代正改变传统基本建设项目档案管理模式，这就要求我们档案管理工作者要适应信息时代下对于档案信息管理发展需求。要实现将档案资源为社会共享。 比如，公路工程基本建设在环境影响评价、文物调查、地震安全性评价、防洪影响评价、水土保持方案论证等各项要素测量、分析、计算、评价、整理、成图至项目全套成果录入数据库，就为档案信息资源积累了丰富的数字化信息。也可为社会提供基本建设项目档案高价值性资源共享。
2）提升档案管理水平的需要。在进行基本建设项目档案管理信息化建设中，既要依靠科学技术的发展进步，更需要有一支高素质管理的人才队伍。在调研中，我们发现凡是档案管理中存在问题的部门都与没有建立一支高素质管理的人才队伍有关。因为，基本建设项目档案管理具有内容涉及面广，专业性强、保存周期长、档案整理复杂、综合性强、对保存环境要求高等特殊性，特别是对数据、图表、影像等分门别类录入数据库，没有专业的管理人才是无法胜任的。非档案专业普通人员档案管理不仅效率低，而且对基本建设项目档案的损害较大。将影响档案信息化建设工作的效率和档案信息化成果的利用。
3）有效发挥基本建设项目档案管理效果的需要。基本建设项目档案管理中人们往往忽视发挥其决策、历史数据、管理成本的效果，不能真正意义上实现档案管理工作为交通基本建设最大化服务。发挥档案管理达到事半功倍的效果。比如，浙江省开化县有“九山半水半分田”之称。很多基本建设项目建在大山上，在项目建设中，难度很大，常常有不可预见的突发因素。基建档案不能孤立存在，是项目建设过程中积累的原始材料，这就需要保存的基建档案中真实记录的文字、数据、图纸、照片、声像等资料提供科学依据，作为鉴往知来的依据，能启发公路建设者，从中总结经验，为项目的图纸设计、项目的总体管理提供重要的参考意义和指导作用。使基建项目在施工过程中更加精确，节约劳力、财力和时间，降低管理成本。
2 当前基建档案管理存在的问题
1）对档案信息化建设的重要性认识不足。一些部门认为交通基建档案管理仅仅是一个接收、保管档案的辅助性部门。没意识到信息化时代下，基建档案信息化建设对档案管理的重要性。不愿投入必要的人力物力财力，信息化基础建设落后，仅是将纸质档案通过电脑转变为电子档案。有的部门对基建档案管理满足于不丢失，不泄密，能应付查档就行了，不注重信息资源价值的开发利用，使信息化程度不尽人意，造成档案管理模式和信息服务水平不适应信息化时代。
2）管理滞后性，手段落后。在档案信息化建设过程中，需要档案管理人员针对实际情况来进一步精简、优化和重组档案管理业务流程，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。不利于档案信息化建设工作的顺利开展。有的部门虽然已经基本实现了档案的信息化，但是没有实现对其的充分利用，建成之后，缺乏对系统的更新补充维护，使企业档案信息管理系统形同虚设。
3）档案管理人员素质有待于提高。基建档案管理具有专业性强、独立性强、保存性强、规范性强的特点。这就需要档案管理人员既要能会档案管理的实际操作技能，积极掌握计算机的应用技术，掌握交通基建法律法规，又要具有政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作。
4）基建档案管理体制不完善。在调研中发现不少单位没有建立基建档案管理部门，基建资料档案装订成册后便放在柜内，没有设立专职档案人员，专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。
3 如何提升信息技术在基建项目档案管理中的应用
1）逐渐实现档案计算机信息化管理。基建档案管理应推行数据管理信息化、信息检索信息化、安全管理信息化，使得现代化设备发挥出应有的作用。但是，不少部门在基建档案信息数字化管理中，还处于成长的初级阶段，在使用计算机、基建档案网络远程传输、档案管理软件上，对设备操作较为生疏，使得新技术、新设备不能够较好使用。实现基建档案计算机辅助管理势在必行。基建档案工作应尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，以尽快实现档案信息化管理，提高基建档案工作的效率和水平。例如，我们要根据基建工程和单位信息化管理实际情况，建立电子档案数据库，将基建工程外业工作的处理情况录入到电子信息系统中，保证归档材料的完整性。使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。
2）从“三化”上进行档案信息化建设。档案信息化建设应做到规范化、标准化、熟练化。因为，基建档案工作涵盖了工程项目的立项、勘察、测绘、初步设计、施工、竣工验收、评优选优等阶段，基建档案业务工作包括收集、鉴定、整理立卷、利用、保管等内容。因此，必须始终坚持贯彻落实《中华人民共和国档案法》，依照有关法律和上级的规定，制定本单位的《档案管理制度》，健全完善档案材料立卷归档、档案查阅、借阅、档案鉴定销毁等制度，明确管理人员职责，严格要求规范资料的收集和归档工作要按照档案管理的相关标准进行归档和保管。保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。还要会熟练整理文件材料、图纸、图像、声像等各种载体的立卷等内容的收集、整理、保存，使基建档案能形成齐全、完整、准确、成套系统的资料。
3）提高档案人员的素质和更新观念。提高档案人员的素质根本的方法还是要以人为本。人事管理好基建档案工作的核心因素。所以，要通过自学、参加培训、业务考核、配备专职档案人员等方式提高基建档案管理人员自身的专业知识和技术知识。特别是要通过经常性的业务考核，对档案工作的各个环节和基本要求是否熟悉、档案管理的好坏来考核业绩，提高档案管理人员的业务素养和工作效率。
对基建档案管理重视不足，有“看摊守点”理念的领导和管理人员造成基建档案工作滯后，应该采取业主负责制、奖惩制、岗位责任制等工作机制，提升领导和档案管理人员的工作积极性和责任感，使他们逐步认识到基建档案工作的必要性和唯一性。
总之，基建档案信息化建设是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。基建档案工作必须要不断更新观念，适应新时代发展要求，积极探索档案现代管理模式，实现基建档案工作自身价值，为交通基建建设提供档案服务。