基于政务云的档案管理系统分析与设计
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摘 要 近年来我国档案管理信息化虽然取得了一些进步，但同时也面临着档案采集不便、档案利用率低、档案管理不便、与其它系统交互困难等问题，离《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》确定的档案管理信息化目标还有较大差距。为了解决这些问题，在全国各地正在推广政务云的背景下，本文结合信息技术的最新进展，设计了一个方便采集、高效利用、便于管理、网络交互的档案管理系统;阐述了系统的架构设计、软件技术要素和主要功能设计;最后对文章进行总结，并对档案管理信息化的下一步发展提出了一些新的研究课题。
关 键 词 政务云;档案管理;信息化
中图分类号：TP302 文献标志码：A
1引言
2016年国家档案局发布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》对档案管理信息化建设的重视程度以及在信息化建设的任务设计方面和以往的五年规划相比有了显著的突破与超越[1]。在此背景下，各地各部门都对档案管理信息化更加重视，投入了大量人力物力进行档案管理信息化工作，并且取得了一些成绩[2-5]。
信息技术的发展为档案管理信息化提供了更多可能的路径。本文将从研究档案管理面临的主要问题入手，结合信息技术的最新进展，为解决这些问题提供可行的方案。
2档案管理信息化的现状及问题
目前，许多政府单位的档案管理信息化虽然取得了一些进展，比如对历史档案进行了数字化扫描[3，6]，但档案的查询和开发利用情况却不容乐观[6]，离《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》确定的档案管理信息化目标还有较大差距。在实际工作过程中，档案管理信息化主要存在以下几个方面的问题。
（1）档案采集不便
历史档案采集工作量巨大。大量历史档案，包括各类文件以及教学、科研、会计、基建等多种类型的档案，这些档案的数字化扫描采集、编录工作量巨大，仅靠本单位档案管理人员难以完成，只能委托专业化的公司来完成这些工作。
另外，多数政府部门的信息化虽然已经颇具规模，但是各类信息系统基本上都没有对电子文档进行归档，如果将这些电子文档归档还要先打印成纸质文档，再扫描、编录成为所谓的电子文档，这就造成了历史档案还没有扫描完毕，新的纸质档案还在不断产生，导致档案采集困难。
（2）档案利用率低
近几年各级各类的档案管理部门为档案管理信息化做了大量工作，如历史档案的电子化扫描、采集、编录等，花费了大量人力物力，也确实推动了档案管理信息化的长足进步，使档案管理从以人工为主发展到了半自动化管理的阶段。但是，各级各类政府部门的档案管理工作都存在不同程度的“重归档，轻利用”现象，也几乎没有档案利用的意识，甚至很多内部职工都不知道档案室在哪里、谁在管理。可见档案利用率还有很大的提高空间。
（3）档案管理不便
档案管理一般由专门的职能部门负责，大都建有专门的档案室，由专人负责管理。但是，档案的日常管理自动化程度并不高，离《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出的智慧档案管理还有很大差距。比如温湿度自动调节、档案信息自动发布、档案到期自动提醒、档案年报等档案管理方面的便利化应用还很少见，管理员难以掌控档案业务的开展情况，对上下级档案工作的报送、考核与管理也难以开展。
（4）与其它系统交互困难
政府单位的档案管理系统大都是信息孤岛，与政府设立的公共档案馆之间基本没有建立直接的网络连接，二者之间的信息交互主要靠信息的导出导入来实现。
档案管理系统与本单位其它信息系统之间也是互相独立的，没有建立直接的网络连接。这一方面与档案管理部门出于保密需要不愿联网有关，一方面对档案利用的认识也存在误区，总认为档案没有什么利用价值，根本不需要联网。因此，大部分的档案管理系统一般都是信息孤岛，与其它系统交互困难，甚至没有信息交互。
3基于政务云的档案管理系统设计方案
3.1系统架构设计
为解决上述问题，在全国各地正在推广政务云的背景下，结合档案管理工作的实际需求，参考《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》对档案管理信息化的有关规划要求，以“方便采集、高效利用、便于管理、网络交互”为总目标，设计了一个服务教职工、服务社会的档案管理系统，其系统架构如下图所示。
系统整体架构共分五层：政务云、数据层、服务层、应用层、展现层，各层简单介绍如下。
（1）政务云。该层主要由各种硬件设施及基础软件组成，如网络设施、服务器、存储器、操作系统、数据库系统等，面向更上层提供基本的接入条件和计算能力。
（2）数据层。存储整个系统使用的各种数据，为更上层提供数据源。这些数据既包括结构化数据，也包括非结构化数据，主要有目录库、文件库、索引库、日志库等。
（3）服务层。面向应用层和展现层中的软件模块或组件提供通用服务，这些服务不直接面向用户，主要包括智能搜索、OCR、全文检索、工作流、图像水印等，还包括与外部系统的各种接口，如与公共档案馆之间的接口、与OA系统教学教务系统、科研管理系统等内部信息系统之间的接口等。
（4）應用层。由面向各类用户提供服务的软件功能组件组成，如面向普通用户提供的档案检索、档案浏览等服务，以及面向档案管理人员提供的收集整编、移交管理、档案编研等服务，还有面向系统管理人员提供的用户管理等服务。
（5）展现层。即档案信息系统门户，是各类用户与本系统进行人机交互的界面，用户登录系统以后即可按照各自权限使用本系统。综合来看，云桌面具有以下几个方面的优势。
3.2软件技术要求
政府部门的档案管理系统并不需要最先进的前沿技术，只需相对先进即可，但是对系统的稳定性、安全性、可靠性要求较高。因此，本系统有以下几项技术要求。
（1）软件采用跨平台技术构建，要采用标准、开放、成熟、先进的应用集成技术进行系统建设。主要包括J2EE技术、XML技术、中间件技术等。
（2）软件开发架构主体采用基于Internet/Intranet的B/S架构。
（3）软件采用MVC开发模式，以提高系统的可移植性和可扩展性。
（4）软件运行平台：支持Linux、Windows Server操作系统，支持国产安全可靠平台。
（5）浏览器：支持IE 10.0版本以上，以及火狐、Firefox等主流浏览器。
（6）文档格式：支持多种文档格式，即可管理各种结构化的如DBF、MDB、XLS等格式目录数据，也可以管理WORD、WPS、RTF等格式文档数据，TIFF、JPEG、PDF等格式的全文图像数据及经OCR识别的TXT文字型数据，WAV、MP3等音频档案数据，MPEG、ASF、WMV等视频档案数据，以及管理其他常用的XML、HTML等格式的档案信息数据。
3.3主要功能设计
3.3.1档案采集
本功能主要包括档案目录著录、文件上传、批量挂接、条目导入、电子文件接收等。
（1）档案目录著录：录入时能自动继承上一条的指定字段内容，同时可以设定每个字段的输入规则;
（2）项目档案著录：支持项目级、案卷级、文件级三级关联著录;
（3）文件上传：支持多种文件格式，支持多个文件同时上传;
（4）批量挂接：用户可以通过FTP方式批量上传不同文件格式的档案数据，根据不同的档案类型可以定义不同的挂接规则，上传后能自动与目录形成关联关系;
（5）条目导入：支持大规模数据导入（Excel、Access、Xml等），具有批次管理、重复数据检查功能，并能生成批次清单。
3.3.2档案整理
本功能主要包括：档号管理、档案检索、目录打印、数据统计、年报管理、自定义专题及专业档案类型、数据导出、档案编研等功能。
（1）档号管理：根据不同档案类型，可定义不同的档号规则，支持一文一件、组卷、项目级等管理模式;
（2）档案检索：系统能提供多种检索方式，包括一键检索、自定义检索、全文检索等多种检索手段对室藏档案进行检索。
（3）目录打印：能按照特定条件查询出结果，按指定格式生成打印报表。
（4）数据统计：提供报表自定义功能，用户可根据实际的业务需要和操作习惯，定制多样化的数据统计报表（包括档案移交统计、借阅利用统计、月、季、年报统计等）。
（5）年报管理：能根据档案局的要求，自定义年报的内容和字段，根据数据情况自动生成年报初稿。
（6）数据导出：能根据条件导出档案数据（包括全文），并支持多种格式。
（7）档案编研：能够按照档号、题名等其他方式进行查找，并把结果集中显示在一个界面，可以在结果中进行编研操作。
3.3.3与其他信息系统的交互
实现与OA、教学教务管理、科研管理、资产管理、财务管理等内部信息系统的信息交互，能够对这些系统产生的电子文件进行归档接收和管理;实现与档案局、公共档案馆之间的信息交互，具备档案移交等功能。
（1）电子文件采集：通过接口方式自动采集其他信息系统产生的电子文件。
（2）电子文件处理：接收的电子文件进入档案系统中进行管理，档案管理人员可以对电子文件进行补录、归档等。
（3）分类管理：按照分类要求对采集的电子文件进行分类。
（4）统计查询：对采集的电子文件进行分类统计，支持多种条件的查询。
（5）档案移交：能够按照档案局、公共档案馆的要求移交符合其规定格式的档案，并提供相应的统计信息。
3.3.4档案资源的共享利用
本功能主要包括单位内部档案的在线查阅、借阅管理、添加水印等。
（1）设置权限：为不同的用户角色授予不同的权限。
（2）在線查阅：提供多种检索方式，包括一体化检索、条件检索、全文检索等多种检索手段，用户根据权限对档案信息进行查询、阅览。
（3）借阅管理：用户可直接在线上借阅有权限查看的电子档案，到期自动归还;实体档案则必须按规定办理借阅手续，并提供到期提醒、续借等服务。
（4）添加水印：系统将自动对用户查阅的档案添加水印，控制档案的下载、打印等。
（5）操作日志分析：系统自动记录用户操作行为，管理员可对用户的操作日志进行查询分析，以保证档案数据的安全。
3.3.5系统管理
本功能仅面向系统管理员提供，管理员可进行角色、权限、流程以及安全性设置。
（1）自定义角色：可以根据用户要求灵活定制各类角色。
（2）自定义用户权限：所有和数据相关按钮、功能都可以定义到权限设置项里，供管理员给不同用户分配不同权限，支持分级管理模式。
（3）流程自定义：系统支持档案借阅审批流程的图形化自定义界面。
（4）安全性设置：支持多种方式的安全认证及授权;支持数据传输的加密;可设置日志拦截器;全过程监控档案的操作。
4结语
随着信息技术的不断发展，档案管理信息化的变革与创新是必然趋势。档案作为承载历史信息的特殊资源，具有不可替代性、不可再生性，档案的有效利用是档案工作的本意所在，因此，档案管理信息化既要保障归档信息的安全有效，也要保障档案利用的便利化、高效化。
本文的设计方案仅解决了档案管理信息化面临的部分问题，在原有档案管理信息化工作的基础上进一步提高了档案管理信息化水平，但距离《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出的建设智慧档案馆的目标还有较大差距，值得深入研究。除此之外，规划纲要提出的电子档案单套单轨制、网页资源采集归档、社交媒体文件归档、档案数据开放等也是档案管理信息化工作要进一步研究的课题。
参考文献
[1] 于英香.大数据视阈下档案信息化建设新路向——基于《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的思考[J].北京档案，2017（02）：9-12.
[2] 闫红春.加强党校档案管理工作的思考[J].现代经济信息，2018（21）：73.
[3] 白东霞.实现党校档案信息化管理的思路选择[J].中共山西省委党校学报，2018，41（06）：118-119.
[4] 王芸芳.新时期党校档案服务应坚持“四转变”思路[J].档案时空，2019（06）：38-39.
[5] 吴建利.党校文书档案的管理演变及优化研究[J].智库时代，2019（04）：212+214.
[6] 杜敏.省级党校档案开发利用工作中存在的问题及对策研究——以天津市委党校为例[J].档案天地，2019（05）：40-42.
[作者简介]戴建华（1974-），男（汉族），河南西平人，中共浙江省委党校高级工程师，硕士，研究方向：云计算、大数据、电子政务。